Jérôme Brilland





6 pasos para la planificación exitosa de un proyecto

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6 pasos para la planificación exitosa de un proyecto

La planificación es una fase esencial del ciclo de vida de un proyecto.

Para completar un proyecto con éxito, es decir cumplir con los plazos, el presupuesto y el alcance, no hay ningún secreto, hay que planificarlo.

La planificación de un proyecto es una actividad que consiste en identificar y organizar las tareas del proyecto, estimar los costos, y determinar los recursos necesarios para completarla.

Pero también se trata de pensar a la manera de gestionar los riesgos del proyecto, y de comunicar con las partes interesados del proyecto.

El objectivo de este artículo de métodologia es informar o ayudar a revisar los conceptos importantes de la planificación : tareas, hitos, entregables, planificación y camino crítico.

Despés, voy a describir las etapas de la planificación de un proyecto y los principales escollos que hay que evitar.

¿ Qué es la planificación de proyecto ?

La planificación de un proyecto consiste en identificar y ordenar las tareas del proyecto y estimar la carga de trabajo de cada tarea.

Es la segunda fase del proceso de proyecto, después la fase de inicio.

La fase de planificación tiene por objectivo definir cómo el proyecto se ejecutará, supervisará y controlará luego se cerrará.

Es un ejercicio interesante porque nos hace reflexionar a cada etapa de nuestro proyecto y permite pensar en todas sus implicaciones.

El principal entregable de la fase de planificación del proyecto es el plan de proyecto, que debe responder a las siguientes preguntas :

  • ¿ Por qué ? : ¿ Cuál es el principal problema o la principal oportunidad que trata el proyecto ?
  • ¿ Qué ? : ¿ Cuáles son las actividades del proyecto ? Cuáles son los principales entregables ?
  • ¿ Quién ? : ¿ Quiénes son las partes interesadas, et cuál será sus responsabilidad en el proyecto ? Cómo se organisarán estas personas ? Cómo se comunicarán ?
  • ¿ Cuándo ? : ¿ Cuál es el calendario del proyecto ? Cuáles son los principales hitos y sus fechas ?

Para planificar el proyecto, comenze por dividirlo en tareas.

¿ Qué es una tarea ? ¿ Cuáles son las tareas del proyecto ? Cómo ordenarlas ?

¿ Qué es una tarea de proyecto ?

Una tarea es una acción a llevar a cabo para conseguir un resultado.

Hablamos también de „actividad“ que es la traducción de la palabra inglés „activity“ que se encuentra en las principales herramientas de planificación de proyecto.

Piense bien a todas las etapas necesarias para logra el objectivo de su proyecto para no olvidar una sola tarea.

A cada tarea definida se asocia una meta precisa y medible, recursos humanos, materiales y financieros previstos, una carga de trabajo expresada en días-hombre, una duración, una fecha de inicio y un fecha de finalización.

Cada tarea debería ser corta, menos de dos semanas.

En su planificación, existe relaciones de dependencia entre las tareas. No se puede poner el techo de una casa antes de los cimientos y los muros.

Entonces la programación de las tareas es importante en la gestión del proyecto.

Para ordener la tareas, pregúntese :

  • ¿ Qué tarea debe realizarse antes de qué otras tareas ?
  • ¿ Qué tareas se pueden realizar al mismo tiempo ?

¿ Cómo definir los hitos de un projecto ?

Los hitos son los events claves de un proyecto, que muestran el progreso del proyecto.

La palabra inglés es „milestones“.

En la planificación de proyecto los hitos son fechas importantes para la finalización de su proyecto que a menudo corresponden a resultados concretos como la produción de un entregable.

Un entregable es todo resultado o documento medible, concreto o verificable que resulta de la finalización de una fase del proyecto.

En su planificación de proyecto, los hitos determinan el inicio o el final de una fase del proyecto.

¿ Qué es un calendario de proyecto ?

La planificación del proyecto consiste en enumerar y ordenar las tareas del proyecto. Es establecer un calendario de proyecto que se utilizará para determinar si se logran los objectivos del proyecto.

El calendario de proyeto es una buena herramienta para comunicar y supervisar el progreso del proyecto.

Servirá de base para determinar la asignación de recursos a cada tarea.

Importante : La duración de una tarea es el tiempo de trabajo entre el inicio y la finalización de la tarea. A cada tarea de su proyecto se debe asignar la fecha de inicio y la fecha de finalización más tempranas de la tarea, y la última fecha de inicio y última fecha de finalización de la tarea.

¿ Qué es el camino crítico de un proyecto ?

La planificación del proyecto no se puede realizarse sin tener en cuenta el camino crítico.

El camino crítico (o ruta crítica) es la secuencia de tareas que determina la duración total del proyecto. Esto camino es continuo desde el inicio hasta la finalización del proyecto.

Todo retraso de una tarea del camino crítico se releja totalmente en la duración del proyecto y por lo tanto su fecha de finalización. Mejor dicho si un una tarea del camino crítico tiene retraso, todo el proyecto tiene retraso.

Una tarea crítica es una tarea del camino crítico.

Cualquiera modificación de la duración de una tarea crítica afecta la duración total del proyecto.

La margen es el tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar el proyecto.

Entonces las tareas del camino crítico tienen una margen de cero.

¿ Cómo planificar el proyecto ?

La planificación del proyecto es un proceso que se puede organizar en seis etapas esenciales : desde la comprension de los objectivos y la definición del alcance hasta la asignación de los recursos y la estimación de los plazos y del presupuesto, sin olvidar la identificación de los riesgos.

1. Definir el contenido del proyecto

La primara etapa de la planificación del proyecto consiste en comprender los objectivos del proyecto y definir claramente su contenido y alcance.

Esto trabajo de delimitación puede empezar con una tormenta de ideas y formalizarse en forma de una nota o una mapa mental.

Definir el alcance del proyecto consiste a determinar precisamente lo que el proyecto debe contener y tener en cuenta. En un proyecto informático se trata de identificar todas los aplicaciones y los módulos que se deben crear o que serán afectados por el proyecto si ya existen.

Una definición clara del contenido del proyecto es una de las claves del éxito. Se trata de delimitar y reducir al máximo el alcance para evitar perderse desarrollando rasgos o contenidos superfluos. Si el alcance del proyecto está mal definido, existe el riesgo que los plazos y los costos del proyecto aumenten de manera incontrolada.

La descripción del contenido y alcance del proyecto incluye el contenido de los entregables (descripción detallada de los productos / servicios, requisitos, rasgos) y también los informes y la documentatión de gestión del proyecto (presentaciones para el comite de pilotaje, estrategia de prueba…).

Entonces es necesario definir los requisistos con las partes interesadas para detallar el alcance.

Estos requisitos deben ser consolidados, analizados y priorizados.

Para gestionar los requisitos del proyecto se puede utilizar la matriz de trazabilidad de requisitos.

2. Dividir el proyecto (WBS)

Durante esta etapa de planificación del proyecto se trata de definir las tareas a lograr en cada fase del proyecto. Se habla a menudo de activadades a realizar, la palabra actividad se utilizando cómo sinonimo de tarea.

Se trata de crear la Estructura de División del Trajabo (EDT), en inglès Work Breakdown Structure (WBS) que es un proceso de subdividir jerárquicamente el alcance del proyecto en menores componentes.

La descomposición des los entregables del proyecto debe permitir definir teareas individuales.

La creación de la EDT necesita la participación de todas las partes interesadas que pueden ayudar a definir les tareas de una forma precisa y estimar la carga de trabajo necesaria para completarlas.

La EDT servirá de base para crear los diagramas de PERT y de Gantt.

3. Estimar los plazos y crear el calendario del proyecto

Todos los profesionales de la gestión de proyecto están de acuerdo en que el calendario de proyecto es uno de los entregables más críticos de cualquier proyecto de cualquier tamańo.

El objectivo de la estimación de los plazos es saber cómo estimar los plazos de los actividades para luego crear el calendario del proyecto.

Se trata de estimar le número de horas necesarias para completar cada tarea. Para lograr esta estimación, involucre a todas las partes interesadas y consulte con los expertos de la área.

Ejemple : Un desarrollador es capaz de estimar de manera aproximativa su carga de trabajo para desarrollar un rasgo especifico en una aplicación web.

Una vez los plazos estimados, se ordenan las tareas, respondendo a la pregunta : qué tarea debe ser realizada antés de que otra tarea y qué tareas se pueden paralelizar.

Primera se crea el diagrama de PERT para definir la secuencia de tareas. Luego se puede construir el diagrama de Gantt definiendo la duración de las tareas y las fechas de inicio y de finalización.

4. Determinar los recursos del proyecto

Después de crear el calendario de proyecto, es necesario identificar y elegir los recursos del proyecto.

La identificación y la gestión de la participación / implicación / adhesión de las partes interesadas es la clave del éxito de la gestión del cambio, que es un factor determinante para el éxito de un proyecto.

Cada proyecto tiene partes interesadas que pueden afectar el proyecto o verse afectado de una manera negativo o positiva.

Es necesario identificar las partes interesadas, asegurar de su implicación, planificar y gestionar su participación, analizarla y luego gestionarla.

Se puede utilizar la matriz de competencias para identificar y seleccionar los recursos humanos, y la matriz de asignación de responsabilidades (RACI) para definir los roles y las responsabilidades.

5. Definir el presupuesto

Tras identificar las actividades del proyecto, estimar su duración, ordenar estas actividades, crear el calendario y identificar los recursos, queda solo por determinar los costos de las actividades y de los recursos del proyecto.

El desafio de cada jefe de proyectos en la planificación de proyecto es : por un lado asegurar que cada actividad del proyecto cuente con una estimación relevante de sus recursos en términos de cantidad y calidad. por otro lado asegurarse de la disponibilidad de los fondos para poder utilizar los recursos a tiempo.

La gestión del presupesto del proyecto consiste en la gestión de los procesos relacionados a la planificación, a la estimación, el cálculo del presupuesto y el control de los costos de las actividades que se requieren para finalizar el proyecto cumpliando con el presupuesto otorgado.

Una vez estimadas los costos de todas las actividades, las consolidará y añadirá un margen para riesgos y contingencias para obtener el costo previsto del proyecto.

6. Identificar los riesgos

Los riesgos son parte de la vida del proyecto. En un mundo perfecto el proyecto se realizaría cómo previsto sin contratiempos o retrasos. Lamentablemente no es así y pueden producirse diferentes incidentes que pueden ocasionar un retraso un fracasso del proyecto en el peor.

La gestión de los riesgos se divide en siete procesos en ciclo de vida del proyecto :

  • Planificación de la gestión de los riesgos
  • Identificación de los riesgos
  • Análisis cualitativo de los riesgos
  • Análisis cuantitativo de los riesgos
  • Planificación de las respuestas a los riesgos
  • Aplicación de las respuestas a los riesgos
  • Seguimiento y control de los riesgos

Para identificar los riesgos se pueden utilizar los siguientes enfoques :

  • Análisis de los riesgos identificados en el pasado en proyectos similares
  • Estudios y auditorías
  • Evaluación de proyectos similares
  • Tormentas de ideas realizadas por el equipo

Para realizar el seguimiento y control de los riesgos, se utiliza la matriz de gestión de los riesgos.

Las herramientas de gestión de proyectos

  • Freeplane es una aplicación de creación de mapas mentales o conceptuales.
  • GanttProject es una herramienta libre y completo de gestión de proyecto que permite crear los diagramas de PERT y de Gantt, gestionar los recursos y controlar el progreso del proyecto.

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